Projektmenedzsment

A projektmenedzsment lényege, hogy egy célirányos és időben meghatározott projekt megvalósításának tervezését, koordinálását és ellenőrzését tartsa irányítás alatt. A projektmenedzser fő feladatai közé tartozik a projektterv készítése, a projektcsapat vezetése, a projekt alatti kommunikáció koordinálása, a projekt időterveinek és költségterveinek felügyelete, az esetleges problémák megoldása, valamint a projekt során és lezárultával a teljesítmény értékelése. A projektmenedzsernek kiváló szervezőkészségre, kommunikációs készségre, problémamegoldó képességre, továbbá idő- és költségtervezési képességre van szüksége a sikeres projektmenedzsmenthez.

A sikeres projekttervezéshez és -kivitelezéshez nélkülözhetetlen:

1. A projektcél pontos meghatározása. A projekttervezés első lépéseként a projektcélokat kell meghatározni, és ezeknek megfelelően a projekttervet kialakítani. A céloknak konkrétnak, mérhetőnek, elérhetőnek, relevánsnak és időben meghatározottnak (SMART) kell lenniük. Azonban a célok meghatározásánál nemcsak a végső célokat kell figyelembe venni, hanem a folyamat céljait is, mint például a folyamat fejlesztése, a kockázatok csökkentése és a minőség javítása.
2. Projektterv készítése. Ennek tartalmaznia kell a projekt lépésekre bontott célkitűzéseit, a költségtervet, az időtervet, a projektcsapat tagjainak listáját, a kommunikációs terv részleteit, valamint a projekt alatti feladatokat és a feladatokat ellátó teameket, személyeket. A projekttervnek a projekt céljaitól és a résztvevőktől függően egyénre, szervezetre szabottnak kell lennie, valamint fontos a kockázatok és a változások kezelésének tervezetet is.
3. A projektcsapat kiválasztása. A projekttervezés következő lépéseként a projektcsapatot kell kiválasztani, összeállítani. Ennek tagjai a megfelelő szakértelemmel és kompetenciával kell rendelkezzenek, ugyanakkor a projektcsapatot olyan emberekből kell álljon, akik tudnak együtt dolgozni és képesek a közös cél elérésére.
4. Időterv felállítása, melynek részletesen tartalmaznia kell a projekt kezdetét, egyes meghatározó állomásait és végét, valamint a különböző fázisok időtartamát és a feladatok lefolytatásának pontos határidejét.

Egy projekt kivitelezése során a projekttervben meghatározott feladatokat úgy kell elvégezni, hogy a projekt céljait elérjük. A feladatokat a projektcsapat tagjai végzik el, és a projekt menedzsment felügyeli őket. A folyamat sikerességéhez hozzájárul a rugalmasan megalkotott kommunikációs terv betartása, hogy a projektcsapat tagjai és az érintett felek együtt tudjanak dolgozni, és képesek legyenek információt cserélni egymással. Tekintettel arra, hogy a projekt minden esetben gazdasági cselekményektől befolyásolt folyamat, így fontos a költségek és az időterv nyomon követése, hogy a projekttervben meghatározott keretek között maradjunk, és a projektet a lehető legrövidebb idő alatt el tudjuk készíteni. Ez természetesen nem kockázatmentes vállalás, ezért a projekt kivitelezése során folyamatosan figyelembe kell venni a kockázatokat, és a kockázatok kezelésére alkalmazni a megfelelő módszereket. A jól kivitelezett projekt során fontos a minőség biztosítása, hogy a projekt céljait a lehető legmagasabb minőségben tudjuk elérni, ehhez pedig folyamatosan figyelembe kell venni a változásokat, és a változások kezelésére azonnali, hathatós beavatkozásokat kell nyújtani. Ebben nagy segítségre lehet a megoldásfókuszú szemléletmód. A projekt lezárását követően értékelésre van szükség és értékelése: A projekt lezárása és értékelése a projekt végső fázisa, amely során az elért eredményeket és az esetleges tanulságokat vesszük számba, hogy azokat a jövőben sikerrel építhessük be következő projektjeinkbe.

Egy hatékony projektmenedzsernek számos készségszintű és képességbeli tudását is mozgósítania kell a projekdmenedzselés során. Ilyenek lehetnek például:

1. A tervezési készség. A projektmenedzsernek rendelkeznie kell a projekttervezés képességével, hogy a projekt céljait, az elvégzendő feladatokat és azok sorrendjét, az időtervet és költségtervet meghatározza.
2. A kommunikációs készség. A projektmenedzsernek jó kommunikációs készséggel kell rendelkeznie, hogy a projektcsapat tagjaival és az érintett felekkel együtt tudjon dolgozni, és képes legyen hatékonyan információt cserélni minden érintettel.
3. A vezetői képesség. A projektmenedzsernek jó vezetői képességgel kell rendelkeznie, hogy a projektcsapatot összefogja és irányítsa, és hogy a projektcsapat tagjai hathatósan el tudják végezni feladatukat.
4. A problémamegoldó készség. A projektmenedzsernek jó problémamegoldó készsége kell legyen, és nem rettenhet meg a váratlanul felmerülő nehézségektől. Ennek támogatására számos stratégiai módszert kell ismernie.
5. A kreativitás, mely a projekt tervezési és kivitelezési fázisában is új megoldásokra sarkallja őt magát és a csapatot egyarát.
6. A stresszkezelés képessége, hogy a projekt közben fellépő rá és munkatársaira nehezedő nyomást tudja kezelni.
7. A flexibilitás, mely a folyamatos változások és a fenntarthatóság szempontjából nélkülözhetetlen.
8. A technológiai ismeretek.
9. A minőségbiztosítás alapelveinek és kivitelezhetőségének ismerete, aminek következtében projekt minden eleme az elvárható legjobb minőségében és az eltervezettek szerint valósulhat meg.

Projektmenedzserként leginkább a projekttervezés kreatív szakaszában, a csapatösszeállítás támogatásában és a csapaton belüli hatékony kommunikáció kialakításában, valamint a kivitelezés során felmerülő konfliktus- és stresszkezelés során nyújthatok hathatós támogatást.